di Matteo Montagner
Cosa sono gli OKR
Le aziende per loro natura devono essere predisposte, pena la loro stessa esistenza, ad adeguarsi e ad evolvere in funzione della competitività sui mercati.
Nel panorama economico si sta attualmente affermando un innovativo protocollo organizzativo atto a definire gli obiettivi aziendali già adottato da grandi aziende come Google, Microsoft, Samsung, Spotify, Intel, Vodafone, Linkedin, Netflix, INGBank, ma anche da start-up e piccole e medie imprese che puntano su sistemi organizzativi maggiormente performanti e di successo. In Italia il nuovo strumento di gestione della strategia e degli obiettivi aziendali è stato recentemente implementato ad esempio da Banca Mediolanum e Decathlon Italia.
Il metodo risponde a due esigenze fondamentali dell’impresa e cioè quelle di definire prima gli obiettivi aziendali e poi le metodologie e gli strumenti per conseguirli.
Il protocollo organizzativo innovativo, in sigla OKR (Objectives and Key Results), è basato sulla definizione di obiettivi e risultati chiave condivisi da tutta l’organizzazione.
Si tratta di una metodologia semplice e diretta per incoraggiare il coinvolgimento e la motivazione del personale e l’allineamento su obiettivi significativi, ma misurabili.
Gli OKR sono efficaci per la creazione di obiettivi a diversi livelli aziendali sia che si tratti di gestione amministrativa che di attività tecniche più complesse.
Nella loro configurazione originaria gli OKR non sono stati concepiti come uno strumento in funzione risorse umane di controllo, valutazione e compenso economico del personale, ma invece in ottica business per la condivisione e distribuzione della strategia all’interno dell’organizzazione.
L’idea iniziale dell’OKR è nata in Intel nella Silicon Valley e, sviluppata da John Doerr, è stata adottata nel 1999 da Google in cui ha avuto successo supportando l’azienda nella sua espansione e nell’affermazione a livello mondiale. Da allora l’OKR è stato utilizzato anche da aziende di diversi settori produttivi e di ogni dimensione. Infatti l’OKR non è adatto solo ad aziende digitali come Google, ma a qualsiasi tipologia di impresa.
John Doerr è uno degli investitori di maggior successo della storia avendo iniziato la sua carriera in Intel e in seguito investendo in aziende come Google e Amazon. Doerr ha definito l’OKR e il metodo per effettuare progressi rapidi e sviluppi significativi per il raggiungimento degli obiettivi aziendali attraverso un set di risultati chiave misurabili.
Doerr ha illustrato nel suo libro Measure What Matters1 il concetto di OKR che può essere sostanzialmente sintetizzato nella formula:
“L’Obiettivo è raggiunto attraverso un set di Risultati Chiave. Tali Risultati Chiave devono essere misurabili perché alla fine si possa stabilire senza discussioni se sono stati raggiunti o meno. Si tratterà di rispondere semplicemente con un SÌ o con un NO senza ulteriori giudizi.”
Infatti dal nome stesso dell’OKR (Objectives and Key Results) si evince che il protocollo si compone di due parti: l’obiettivo e i risultati chiave che sono collegati a tale obiettivo.
Gli obiettivi sono il risultato che deve essere conseguito. Si tratta di descrizioni quantitative e qualitative di ciò che si intende raggiungere. Gli obiettivi devono essere significativi, chiari, motivanti e concreti. Il personale deve essere motivato e stimolato dal raggiungere l’obiettivo senza confusioni o fraintendimenti.
I risultati chiave sono una serie di misure che monitorano il modo in cui si sta operando in relazione all’obiettivo. I risultati chiave devono essere semplici, fissati per un periodo di tempo limitato prestabilito, soprattutto quantificabili e misurabili. Se il risultato chiave non è esprimibile attraverso un numero non si tratta di un risultato chiave. Attraverso il completamento di tutti i relativi risultati chiave si stabilisce che un obiettivo è raggiunto.
In proposito è importante chiarire la differenza tra OKR e KPI (Key Performance Indicators). Gli indicatori chiave di prestazione sono degli indicatori che misurano l’andamento di un processo aziendale, ma non hanno la finalità di definire il percorso in funzione del raggiungimento di un obiettivo.
Gli OKR nelle componenti obiettivo, che definisce la finalità, e chiavi di risultato, che individuano gli step che stabiliscono lo stato della situazione nel percorso per il raggiungimento dell’obiettivo, descrivono la qualità e la quantità dei progressi.
Pertanto si tratta di strumenti che sono sostanzialmente complementari in quanto i KPI sono indicatori delle performance che individuano i possibili miglioramenti, mentre gli OKR sono finalizzati ad accrescere i processi e a incrementare l’innovazione.
Come definire gli OKR
Quando si definiscono gli OKR si tratta di stabilire un processo continuo finalizzato a garantire che la collaborazione del personale nel lavoro sia concentrata sul produrre contributi misurabili nell’interesse del progresso e nell’innovazione dell’impresa.
Gli elementi di fondamentale importanza nella definizione degli OKR sono quelli sottoelencati.
Pensiero critico
Gli OKR devono promuovere una cultura aziendale imperniata sul miglioramento continuo. In quest’ottica gli OKR devono essere periodicamente aggiornati sulla base dei risultati e delle strategie di business. Collaborazione tra i dipendenti
Gli OKR devono essere strutturati in funzione di massimizzare l’aspetto collaborativo tra il personale. Altro elemento importante è l’allineamento dei contributi alla realizzazione dell’obiettivo. Il fattore della trasparenza e della condivisione all’interno dell’organizzazione è decisivo. In proposito è importante utilizzare sia l’approccio “top-down” che quello “bot-tom-up”.
Massimizzare i contributi
Per la realizzazione degli OKR è necessario che questi non siano considerati dal personale come strumenti di controllo delle attività che devono essere completate. Lo scopo del modello OKR è identificare gli obiettivi aziendali e misurare i progressi attraverso risultati chiave quantitativi. Obiettivi e risultati chiave non dovrebbero essere finalizzati ad individuare delle responsabilità del personale, ma solo uno strumento utilizzato per determinare l’efficacia e non l’efficienza di un dipendente.
Attività misurabili
Gli OKR sono determinati per evitare valutazioni soggettive e per essere verificati con precisione attraverso i risultati chiave su come sta procedendo l’attività in base al raggiungimento degli obiettivi. I risultati chiave devono pertanto essere misurabili in termini quantitativi.
Come implementare gli OKR
Gli OKR devono conformarsi nell’azienda come strumenti flessibili in funzione del modello di organizzazione in quanto possono essere posti a livello individuale, di squadra, di reparto o di ramo aziendale.
Nella definizione degli obiettivi è necessario tenere presente che devono essere indirizzati allo scopo, brevi e facili da comprendere eventualmente conformandosi alla realtà aziendale.
Gli OKR non devono essere vissuti dal personale come un’imposizione, ma come un ausilio diretto a orientare e a motivare il lavoro, a ottimizzarne i risultati sugli aspetti importanti per far crescere l’azienda. In quest’ottica pertanto devono essere preventivamente discussi all’interno dell’organizzazione tenendo presente anche i contributi “bottom-up”, quindi non solo le decisioni nell’azienda che vengono prese esclusivamente dagli alti dirigenti (dall’alto verso il basso), ma il giusto mix con l’approccio dal basso verso l’alto con decisioni in cui vengono coinvolti i team e le risorse umane interessate (es. project manager). Gli OKR devono essere condivisi e resi accessibili a tutto il personale all’interno dell’organizzazione.
Elemento fondamentale degli OKR è la tempistica, in linea di massima è preferibile puntare su OKR trimestrali, avendo comunque un riferimento generale a cui deve puntare tutta l’organizzazione.
Obiettivi e risultati chiave da verificare con cadenze abbastanza frequenti, ma senza però incorrere in ritmi frenetici, consentono di avere riscontri rapidi di come l’organizzazione risponde nello sviluppo del lavoro e, se necessario, di introdurre i necessari correttivi. Ad esempio si può prevedere di verificare gli OKR generali dell’organizzazione in check-in con cadenza mensile e settimanale per quelli settoriali a livello di squadra.
Il numero di obiettivi da stabilire non dovrebbe essere superiore a cinque con i relativi risultati chiave da due a quattro, massimo cinque per obiettivo. Gli obiettivi devono essere concreti e circostanziati e i risultati chiave misurabili, cioè esprimibili in forma numerica.
Errori da evitare
Di seguito si elencano gli errori più tipici in cui si può incorrere quando si definiscono gli OKR e si indicano le possibili azioni correttive.
- Troppi Obiettivi nello stesso arco temporale
L’inconveniente è di disperdere l’attenzione e l’attività dei dipendenti su troppi obiettivi. In generale è preferibile individuare un numero il più limitato possibile di obiettivi che risultino significativi e strategici. In situazioni particolari in funzione delle esigenze di mercato e del modello di business si possono individuare un numero più ampio di obiettivi. - OKR con scadenze troppo ravvicinate
Il rischio è di sottostimare la tempistica da realizzazione con l’effetto di stressare e demotivare l’organizzazione, oppure se gli OKR possono effettivamente essere completati in poco tempo il risultato è molto probabile che sia relativo ad un compito rutinario piuttosto che ad un obiettivo significativo e strategico per l’azienda. - OKR relativi all’ordinaria amministrazione o di scarso valore
In genere questo problema è relativo all’esigenza del personale di conseguire un risultato con poco sforzo senza dover profondere un maggiore impegno e non, come dovrebbe essere, per rispondere alle reali esigenze di sviluppo e innovazione. Gli OKR di scarso valore, anche se pienamente conseguiti, sono uno spreco di risorse e di energie perché non apportano un significativo beneficio all’organizzazione. - Obiettivo definito solo in termini quantitativi
Dimensionare un obiettivo in termini numerici è importante, ma gli OKR devono anche motivare il personale sul piano ideale perché sia determinato ad impegnarsi in nuove sfide. - Risultato chiave definito solo in termini qualitativi
A differenza degli obiettivi per i quali devono essere utilizzate le tecniche motivazionali, nel caso dei risultati chiave è invece sempre necessario riferirsi a risultati concreti, determinabili attraverso dei conteggi e dei numeri. - Risultati chiave insufficienti
I risultati chiave devono essere in grado di rappresentare la situazione relativa al raggiungimento di un obiettivo in termini numerici. È importante evitare di individuare risultati chiave solo necessari, ma non sufficienti per determinare il conseguimento di un obiettivo. Tale errore, se non individuato in tempo, determina una erronea percezione della situazione relativa all’obiettivo con conseguenti ritardi rispetto alle scadenze e spreco di risorse. - Non riconoscere anche dei traguardi intermedi
L’aspetto motivazionale del personale è fondamentale, in tal senso è importante riconoscere dei traguardi intermedi e miglioramenti parziali. I livelli di fiducia dei dipendenti aumentano in relazione alla valutazione e al riconoscimento del raggiungimento di obiettivi anche se intermedi rispetto a quello finale. In tal senso è importante calibrare in modo adeguato gli obiettivi da raggiungere.
Esempio di OKR
Un’azienda intende crescere e aumentare il proprio fatturato e dopo un’attenta analisi individua il problema nella necessità di ampliare la ricerca e i contatti con i potenziali clienti, decide quindi di adottare tra le possibili strategie pubblicitarie una campagna di marketing tramite e-mail finalizzata a individuare, informare e fidelizzare potenziali clienti a scopo di vendita.
Un protocollo OKR, che si esemplifica errato nei termini descritti al punto precedente, potrebbe essere il seguente.
Obiettivo
O: realizzare una campagna di marketing tramite e-mail a potenziali clienti.
Risultati chiave
KR1: redigere il testo della mail da inviare ai potenziali clienti;
KR2: predisporre una lista di potenziali clienti;
KR3: inviare la mail a tutti i nominativi della lista.
È evidente che il progetto sopra elencato non risponde alle caratteristiche di un protocollo OKR, ma piuttosto ad un semplice programma di attività da effettuare.
Bisogna infatti tenere presente che, mentre gli obiettivi sono descrizioni dei risultati da conseguire, i risultati chiave sono una misurazione quantificabile rispetto al raggiungimento dell’obiettivo. I risultati chiave pertanto devono esprimersi attraverso delle numeriche.
Un protocollo OKR corretto potrebbe essere il seguente.
Obiettivo
O: realizzare una campagna di marketing tramite e-mail a potenziali clienti.
Risultati chiave
KR1: ampliare la lista complessiva dei contatti a 50.000 entro tre mesi;
KR2: elevare la percentuale di lettura delle mail al 35% entro tre mesi;
KR3: incrementare le iscrizioni alla newsletter di 3.500 indirizzi al mese.
In questa formulazione del protocollo OKR l’obiettivo è individuato e i risultati chiave sono perfettamente quantificati e misurabili. A questo punto la squadra preposta alla realizzazione del progetto può utilmente dedicarsi con il proprio lavoro a completare i risultati chiave e così raggiungere l’obiettivo.
I vantaggi dell’implementazione degli OKR
Come illustrato l’implementazione degli OKR garantisce una serie di vantaggi come la chiarezza, il miglioramento della comunicazione e una strategia organizzativa completa e trasparente. In particolare John Doerr nel suo libro Measure What Matters2 descrive le caratteristiche vincenti fondamentali degli OKR che egli identifica con il termine “superpoteri”.
Focalizzazione e selezione delle priorità
Gli OKR consentono alle organizzazioni di concentrarsi con alte prestazioni nel lavoro sulle priorità che apportano valore concreto all’azienda allo scopo ben selezionate in un numero gestibile.
Allineamento e connessione per migliorare il lavoro di squadra
Mediante gli OKR si può allineare il lavoro di tutti i membri dell’organizzazione alle priorità aziendali definite negli obiettivi e nei relativi risultati chiave. Gli OKR sono condivisi da tutti con la massima trasparenza. Gli OKR possono indicare le finalità dell’Organizzazione e come allineare gli obiettivi personali con quelli dell’azienda individuandone le connessioni. Il personale viene maggiormente responsabilizzato al lavoro di squadra e al reciproco supporto in funzione degli OKR.
Monitoraggio e responsabilità
Gli OKR possono essere monitorati e quindi rivisti o adattati a seconda delle circostanze. A differenza degli obiettivi aziendali tradizionali gli OKR sono strumenti dinamici e suscettibili di continuo aggiornamento. Perché gli OKR abbiano successo è necessario che tutti i partecipanti si impegnino allo stesso modo nel raggiungimento dei risultati prioritari. Mediante gli OKR un’Organizzazione o una squadra può tracciare i propri progressi verso il conseguimento di un obiettivo e determinare se le attività messe in atto sono efficaci ed eventualmente cambiare approccio in anticipo.
Puntamento all’eccellenza e promozione dell’innovazione
Gli OKR hanno la prerogativa di spingere le persone oltre la loro zona di comfort, consentendo loro di realizzare dei risultati fino al limite delle loro capacità in termini di soluzioni creative e modelli di business innovativi. Gli OKR danno la possibilità al personale di contribuire alla definizione degli obiettivi andando oltre la normale routine di lavoro. Per le aziende è indifferibile, per continuare a esistere, non essere destinate a chiudere e prosperare nonostante la competitività e la turbolenza del mercato, fissare obiettivi ambiziosi per continuare a innovare.
Conclusioni
Negli ultimi anni molte aziende hanno implementato sistemi organizzativi sul lavoro con nuovi approcci ed in proposito è importante considerare che sta emergendo un innovativo protocollo organizzativo basato sugli OKR (Objectives and Key Results), che è stato inizialmente adottato e sviluppato in modo positivo da grandi imprese come Intel e Google.
Il modello OKR si va via via estendendo anche ad altre aziende di diversi settori produttivi e di ogni dimensione. Infatti l’OKR non è adatto solo ad aziende digitali come Google, ma può essere implementato da qualsiasi tipologia di impresa che intenda puntare su competitività, innovazione e rapido sviluppo.
Attraverso l’utilizzo degli OKR l’azienda consegue di ottimizzare il potenziale organizzativo e umano per ottenere delle ottime performance e il risultato di uniformare e accrescere nel personale l’azione per raggiungere gli obiettivi aziendali previsti e superare eventuali rigidità ostative.
