Formazione e informazione: strumenti di efficace attuazione del Modello Organizzativo

di Antonio Enrico Agovino

Premessa

La dottrina ha più volte sottolineato l’importanza di un’adeguata formazione del personale al fine di garantire l’esonero dalla responsabilità ex D.Lgs. 231/01 dell’ente anche sulla scia di pronunce giurisprudenziali che, nel censurare l’inidoneità di alcuni modelli di organizzazione e gestione a prevenire i reati presupposto, lamentavano proprio l’assenza, la carenza o l’assoluta inidoneità degli interventi formativi.
Tralasciando gli aspetti patologici della vicenda è interessante soffermarsi, da un punto di vista meramente aziendalistico, su due aspetti: cosa si intende per efficace attuazione del modello organizzativo e in che modo formazione e informazione possono essere considerati due strumenti utili a garantirne l’efficacia.
La disamina non può che partire dal dato normativo ed in particolare dal D.Lgs. 231/01 il cui art. 6, al secondo comma, nell’indicare i requisiti di idoneità dei modelli organizzativi prescrive che gli stessi debbano “prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire”.

L’efficace attuazione del Modello Organizzativo ex D.Lgs. 231/01

Il D.Lgs. 231/01 parla di adozione ed efficace attuazione del modello di organizzazione e gestione.
Se da un lato l’adozione è un aspetto principalmente formale che si traduce nell’elaborazione materiale del documento e nella relativa approvazione da parte dell’organo amministrativo, l’efficace attuazione è un aspetto di sostanza che rappresenta sia una sfida sia un’opportunità per le aziende.
È una sfida perché si tratta di un adempimento oneroso da un punto di vista economico e per il costante lavoro di manutenzione che richiede. Infatti, le risorse da dedicare alla gestione delle compliance al D.Lgs. 231/01 devono essere professionisti con competenze multidisciplinari che vanno da una vasta conoscenza del diritto fino ad arrivare a competenze in ambito risk management e organizzazione aziendale.
La professionalità, non solo dei componenti dell’organismo di vigilanza, ma anche delle risorse interne è condizione essenziale per una corretta implementazione del modello organizzativo e di conseguenza di una sua efficace attuazione.
Per altro verso un modello efficacemente attuato rappresenta anche un’opportunità per le aziende soprattutto per creare efficienza organizzativa. Infatti, un modello correttamente implementato permette di approfondire le dinamiche dei processi e delle procedure aziendali, molte volte causa di inefficienza per “incuria” da parte delle funzioni deputate a garantirne la costante attualità e aggiornamento.
Il modello costringe a fare un periodico self assessment, ad analizzare i rischi e a verificare l’idoneità dei presidi esistenti.
Tutto questo non solo in una prospettiva “231”, ma in una più ampia ottica di gestione integrata dei rischi. L’efficace attuazione del modello, quindi, va letta non solo con una valenza esimente laddove l’azienda sia chiamata a dimostrare l’idoneità del modello a prevenire i reati presupposto, ma anche in una prospettiva di buon governo aziendale e di supporto nella più ampia attività di gestione integrata dei rischi che nelle aziende moderne ed evolute è rappresentata dell’implementazione del modello ERM “Enterprise Risk Management”. Dunque, l’efficace attuazione del modello 231 è garanzia del corretto funzionamento dei processi e delle procedure aziendali e valido strumento di mitigazione dei rischi.
Per concludere, un modello efficacemente attuato assicura il corretto svolgimento delle attività e dei processi aziendali intercettando anche le componenti comportamentali non in linea ma che comunque possono essere indirizzate attraverso delle leve strategiche per le aziende.
Prima fra tutte un’adeguata formazione del personale.

Formazione e informazione del personale: validi strumenti per garantire l’efficace attuazione del Modello 231

La tendenza degli ultimi anni vede sempre di più salire il budget delle aziende dedicato alle voci di formazione e non solo nei casi obbligatori come ad esempio in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro¹. L’incremento della spesa in formazione del personale non è un caso, ma è il frutto di una presa di coscienza sempre più diffusa nel panorama mondiale, e ora anche italiano, che le spese sulla formazione e informazione non sono un costo, ma un investimento.
Il D.Lgs. 231/01 ha, da subito, concepito il Modello 231 quale compliance program vivo nell’ambito dell’azienda e non quale mero documento formale. Pertanto, la disamina vuole focalizzarsi non tanto su quelli che sono i requisiti formali² che deve avere un programma formativo per essere considerato idoneo ai fini dell’esonero della responsabilità dell’ente, ma soprattutto sull’utilità sostanziale che hanno formazione e informazione del personale nell’indirizzare le condotte dei destinatari del modello e nel creare la consapevolezza che i comportamenti e non i processi nelle aziende fanno la differenza.
Partendo brevemente dai requisiti formali individuati dalla giurisprudenza a partire dalla nota ordinanza del Giudice per le Indagini Preliminari presso il Tribunale di Milano del 2004 possiamo elencare quelli considerati elementi indefettibili di un programma formativo:

1. La proceduralizzazione dell’attività formativa: il modello o i protocolli aziendali devono prevedere espressamente una regolamentazione dell’attività formativa che disciplini modalità di erogazione (frontale, in modalità e-learning o in forma mista), contenuti, periodicità, destinatari e controlli;
2. Differenziazione dei contenuti in base ai destinatari;
3. Contenuti minimi dei corsi;
4. Obbligo di partecipazione;
5. Tracciabilità del processo.

Oltre agli interventi giurisprudenziali anche le Linee Guida delle associazioni di categoria ed in particolare quelle di Confindustria sono state fondamentali per chiarire, da un punto di vista formale, quali sono gli elementi essenziali dei programmi formativi.
Le Linee Guida 231 di Confindustria³, relativamente alla formazione 231, sottolineano l’importanza che i programmi prevedano un adeguato approfondimento delle tematiche riguardanti in primis il codice etico, ma anche gli elementi centrali previsti dai modelli nelle loro parti generali: i poteri autorizzativi, le linee di dipendenza gerarchica, i protocolli di controllo, i flussi informativi.
Le Linee Guida, inoltre, chiariscono che il modello dovrebbe prevedere le modalità di erogazione della formazione (sessioni in aula, e-learning), prestando particolare attenzione alle iniziative formative erogate in modalità e-learning, ormai ampiamente diffuse nelle grandi organizzazioni e non solo. Questa modalità, che allo stato attuale possiamo considerare largamente prevalente anche in considerazione dello sviluppo di nuove modalità lavorative a seguito degli eventi pandemici, deve essere concepita, sin dalla fase progettuale, in maniera idonea a verificare il livello di apprendimento dei contenuti mediante la somministrazione di test ai partecipanti.
Da ultimo, Confindustria auspica che la formazione in e-learning sia accompagnata anche da attività più tradizionali (formazione in aula o “in presenza”), favorendo una combinazione equilibrata degli strumenti da costruire in ottica risk based, privilegiando per le attività più onerose (formazione in aula) i profili professionali maggiormente esposti alle aree di rischio individuate.
Sicuramente l’approccio delle Linee Guida di Confindustria è quello che, partendo da un’elencazione formale dei requisiti essenziali dei programmi formativi, maggiormente si avvicina ad ottica che vede la centralità della formazione nell’efficace attuazione dei modelli organizzativi. Non a caso Le Linee Guida nella loro parte speciale contengono molteplici richiami ai programmi di formazione e informazione quali idonei presidi di controllo a prevenire le diverse tipologie di reato (l’elenco è vasto e va dai reati contro la pubblica amministrazione ai delitti informatici passando, ovviamente, per le tematiche antinfortunistiche e in materia di tutela dell’ambiente).
Ulteriore elemento centrale e raramente affrontato è quello della docenza.
Confermando la necessità di differenziare i contenuti dei corsi in base ai destinatari e soprattutto in base all’esposizione al rischio risultante dal risk assessment condotto per l’elaborazione del Modello, risulta decisiva la scelta, anche in questo caso differenziata, del docente al fine di garantire l’efficacia degli interventi formativi. Nel tempo è emersa sempre più determinante ed efficace l’attività svolta dai docenti interni alle aziende, tipicamente da parte delle funzioni aziendali che svolgono le attività di compliance al D.Lgs. 231/01: legal, risk management, compliance, audit solo per citare i più comuni.
Ancor più efficace risulta la docenza interna mista ovvero quella che vede impegnate diverse funzioni aziendali durante i corsi di formazione che sono, pertanto, in grado di dare diversi punti di vista, di portare esperienze e competenze diversificare nonché di fare comprendere i vari ruoli e responsabilità nell’ambito delle attività dedicate alla compliance. Inoltre, in occasione dei corsi dedicati al personale non dirigente è sempre auspicabile l’intervento di un rappresentante del top management per sottolineare l’importanza dell’evento, per portare all’attenzione di tutti delle esperienze personali rilevanti e per dimostrare il committment sulle attività formative in generale. Ruolo centrale nell’attività formativa è poi rivestito dall’Organismo di Vigilanza⁴ in tutte le fasi del processo: nella progettazione e verifica dei contenuti, nell’erogazione mediante partecipazione diretta o testimonianza in apertura o chiusura, nel monitoraggio con verifica dell’effettiva fruizione e dell’efficacia dei corsi erogati.
La docenza interna ha, tuttavia, come limite principale quello della specializzazione, soprattutto normativa, in alcune materie oggetto di approfondimento. Pertanto, è fondamentale che nelle sessioni di approfondimento di alcune tematiche (salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, reati tributari, reati di riciclaggio, solo per citarne alcuni) il docente interno sia preceduto da un intervento introduttivo da parte di un docente esterno esperto nella materia oggetto di trattazione. Il mix tra docenza esterna ed interna in questi casi rende facilmente comprensibile alla platea come si declinano le disposizioni normative nazionali e sovranazionali nei processi interni.
Nelle organizzazioni moderne e complesse ormai i programmi formativi non possono più prescindere da un approccio integrato ovvero da una trattazione congiunta nella stessa sessione di tematiche analoghe o affini. Ciò al fine di sottolineare come le tematiche di compliance non vanno affrontate con la logica dei silos e quindi trattate tutte in maniera e momenti differenti, ma al fine di efficientare tempo e attività è sempre opportuna l’integrazione. Per tale motivo, sempre più spesso le grandi aziende organizzano dei compliance days dove si trattano in un’unica occasione vari temi tra cui il D.Lgs. 231/01, il GDPR, le Linee Guida sulla Compliance Antitrust⁵, ovviamente tutto tarato sulla tipologia di business e di organizzazione.
Negli ultimi anni il filo conduttore dell’integrazione delle tematiche di compliance è rappresentato dalla sostenibilità quale fattore abilitante per la crescita delle aziende⁶. La sostenibilità, originariamente intesa solo quale sostenibilità ambientale, è oggi diventata il motore attorno a cui tutto ruota nelle moderne organizzazioni e si declina secondo i c.d. criteri ESG: environmental (impatti su ambiente e territorio), social (iniziative con impatto sociale) e governance (aspetti di governo e amministrazione societaria). Proprio il fattore governance (al cui interno rientrano i temi tipici dell’etica d’impresa e dell’anticorruzione), inteso come corporate governance, rappresenta l’elemento di congiunzione, anche nella prospettiva dell’elaborazione di piani formativi integrati, tra sostenibilità e compliance.
In conclusione, l’introduzione delle tematiche di sostenibilità all’interno dei programmi formativi dedicati al D.Lgs. 231/01 segnano il passaggio dall’obbligatorietà alla volontarietà, spingono ad un cambiamento culturale che parte dall’azienda come organizzazione e passa ai dipendenti con la consapevolezza che i comportamenti del singolo, anche in organizzazioni complesse, possono fare la differenza.
A tal proposito, meritano un cenno alcune novità introdotte dal Codice di Corportate Governance (che ha sostituito il Codice di autodisciplina delle società quotate) e in particolare riguardo ai principi sanciti dall’art. 6, “Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi”, laddove si prevede che: “il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi è costituito dall’insieme delle regole, procedure e strutture organizzative finalizzate ad un’effettiva ed efficace identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, al fine di contribuire al successo sostenibile della società”. Tale novità rappresenta un ulteriore passo verso un cambiamento di approccio nei confronti della gestione del rischio nelle aziende.
Argomento meno affrontato sia in dottrina, ma soprattutto in giurisprudenza è quello dell’informazione. Tipicamente per formazione si intende quel processo educativo attraverso il quale si trasferiscono ai lavoratori conoscenze e procedure utili all’acquisizione di competenze per lo svolgimento dei rispettivi compiti in azienda finalizzato alla mitigazione dei rischi.
Per informazione, invece, si intende il complesso delle attività dirette a fornire conoscenze utili all’identificazione, alla riduzione e alla gestione dei rischi nell’ambiente di lavoro⁷. L’informazione, insieme alla formazione e alla comunicazione, costituisce una leva determinante nella creazione della consapevolezza da parte del personale⁸. Un programma di informazione efficace va necessariamente progettato congiuntamente al piano formativo e ha come momento iniziale e ineludibile la comunicazione a tutti gli stakeholder circa l’adozione del modello 231. Tra gli interessati rientrano anche i c.d. destinatari esterni delle disposizioni contenute nel modello (consulenti, fornitori, subappaltatori etc.) ai quali va necessariamente comunicata l’adozione del modello e va esplicitato con apposite clausole contrattuali quali sono le parti del modello di diretta applicabilità.
L’informazione non si esaurisce in queste comunicazioni “iniziali”, ma deve essere concepita in maniera tale da arrivare tempestivamente a tutti i soggetti coinvolti in occasione di ogni novità rilevante, tanto di natura organizzativa quanto di natura normativa.
Sull’avvio delle iniziative informative deve essere edotto l’Organismo di Vigilanza che sarà chiamato a monitorarne l’efficacia nel tempo.

Conclusioni

L’efficace attuazione dei modelli di organizzazione e gestione ex D.Lgs. 231/01 passa necessariamente da un approccio integrato alla gestione dei rischi aziendali. Tale approccio deve prevedere dei programmi formativi che, nel rispetto del quadro delineato dalla normativa prima e dalla giurisprudenza poi, abbiano un taglio trasversale e un forte orientamento alla creazione di una cultura dell’integrità.
Questa dinamica sarà fondamentale per riconsiderare formazione ed informazione non come dei costi, ma come degli investimenti i cui effetti saranno tangibili in primis nelle aziende e poi nella società in cui viviamo.

1. Sul tema specifico della formazione e informazione nella prevenzione dei reati in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro cfr. G. Tartaglia Polcini, “La responsabilità ex D.Lgs. 231/2001 con riferimento alla formazione ed informazione nella prevenzione antinfortunistica”, in Rivista 231, n. 2/2011, Torino. Si evidenzia in particolare come “non dev’essere trascurata la possibilità che il processo di formazione dia opportunità anche ai lavoratori di suggerire soluzioni tecniche
   organizzative e di socializzare accorgimenti sperimentati individualmente. Così, anche nel settore della responsabilità degli enti derivante dal reato, la formazione, l’informazione e l’addestramento dei dipendenti potranno costituire la
   più efficace leva per un’effettiva prevenzione degli infortuni sul lavoro”. ↩︎
2. Cfr. Ordinanza n. 30382-03/2004, Gip presso il Tribunale di Milano, 20 settembre 2004 in Guida al Diritto, 2004, 47, 69. Con la decisiva pronuncia del Gip di Milano la giurisprudenza ha cominciato a cristallizzare i requisiti per verificare l’idoneità dei programmi formativi. Il giudice ha sottolineato che: “in ordine alla formazione – il cui compito è quello di assicurare una adeguata conoscenza, comprensione ed applicazione del modello da parte dei dipendenti e dei dirigenti -le regole contenute nel modello VCM sono assolutamente generiche: non si differenzia la formazione a seconda che la stessa si rivolga ai dipendenti nella loro generalità, ai dipendenti che operino in specifiche aree di rischio, all’organo di vigilanza ed ai preposti al controllo interno; non si prevede il contenuto dei corsi, la loro frequenza, l’obbligatorietà della partecipazione ai programmi di formazione; non si prevedono controlli di frequenza e di qualità sul contenuto dei programmi di formazione”. ↩︎
3. Cfr. “Linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, ai sensi del D. L. 8 giugno 2001, n. 231”. Le Linee Guida di Confindustria dedicano parecchio spazio al tema della formazione e comunicazione. Proprio con riferimento a quest’ultima sottolineano che “deve essere: capillare, efficace, autorevole (cioè emessa da un livello adeguato), chiara e dettagliata, periodicamente ripetuta. Inoltre, occorre consentire l’accesso e la consultazione della documentazione costituente il Modello anche attraverso l’intranet aziendale”. Si evidenzia inoltre che un adeguato piano di formazione deve essere tarato in funzione dei livelli dei destinatari e deve essere in grado di “illustrare le ragioni di opportunità – oltre che giuridiche – che ispirano le regole e la loro portata concreta. In proposito, è opportuno prevedere il contenuto dei corsi di formazione, la loro periodicità, l’obbligatorietà della partecipazione ai corsi, i controlli di frequenza e di qualità sul contenuto dei programmi, l’aggiornamento sistematico dei contenuti degli eventi formativi in ragione dell’aggiornamento del Modello”. ↩︎
4. Cfr. “Linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, ai sensi del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231”. Nelle Linee Guida di Confindustria si sottolinea l’importanza del ruolo dell’Organismo di Vigilanza in ambito formativo chiarendo come sia importante che: “l’attività di formazione sul decreto 231 e sui contenuti dei modelli organizzativi adottati da ciascun ente sia promossa e supervisionata dall’Organismo di Vigilanza della società, che a seconda delle singole realtà potrà avvalersi del supporto operativo delle funzioni aziendali competenti o di consulenti esterni”. ↩︎
5. Sull’importanza di un approccio integrato con particolare riferimento alle Linee Guida di Compliance Antitrust pubblicate dall’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato il 25 settembre 2018, che si applicano a tutti i procedimenti avviati dall’A.G.C.M. a partire dall’8 ottobre 2018, oltre alle Linee Guida di Confindustria per la Compliance Antitrust delle Imprese del 19 aprile 2016, cfr. U. Lecis, “La formazione 231: i requisiti per essere considerata efficace”, in Rivista 231, n. 3/2019, Torino. In particolare, si evidenzia che: “con specifico riferimento alla normativa Antitrust, secondo quanto previsto dalle Linee Guida Antitrust precedentemente menzionate, i Programmi antitrust devono essere fondati sul cd. «Risk based approach» (comune al D.Lgs. 231/2001, al D.Lgs. 81/2008 e alla normativa in materia di privacy) con lo scopo di prevenire, gestire e mitigare il rischio di realizzazione di condotte che pregiudichino il regolare svolgimento della competizione economica e che si sostanzino in intese restrittive della concorrenza, abusi di posizione dominante o concentrazioni idonee a rafforzare una posizione di potere di mercato o violazioni del Codice del Consumo”.  A ciò si aggiunga che le recenti Linee Guida emanate dall’AGCM prevedono i programmi formativi quali elemento fondante dei compliance programs e in tale ottica: “anche tale Sistema di compliance richiede necessariamente – come peraltro già anticipato dalle Linee Guida adottate sul tema da Confindustria nel 2016 – che vi sia l’espletamento di un’«attività di formazione e know-how», la quale non si può esaurire in un’attività isolata, ma deve prevedere un aggiornamento periodico coerente con l’evoluzione del contesto e del rischio antitrust”. ↩︎
6. In tale ottica vanno lette alcune delle novità del nuovo Codice di Corporate Governance del gennaio 2020 soprattutto laddove si introduce il concetto di successo sostenibile. ↩︎
7. Le definizioni di formazione e informazione unitamente a quella di addestramento originano dalla normativa in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. ↩︎
8. Sull’importanza e la necessità di creare una consapevolezza del personale per un’effettiva applicazione del Modello 231 cfr. P. Ghini, “La formazione sul modello 231: contenuti e metodi per garantire effettività e concretezza”, in Rivista 231, n. 2/2015, Torino. Si evidenzia l’importanza della consapevolezza per non lasciare il modello 231 quale mero esercizio teorico sottolineando come: “la consapevolezza è «una condizione in cui la cognizione di qualcosa si fa interiore, profonda, perfettamente armonizzata col resto della persona. È quel tipo di sapere che dà forma all’etica, alla condotta di vita, alla disciplina, rendendole autentiche». Diventare consapevoli è un passo fondamentale nella direzione giusta. Chi è consapevole non subisce ma può affrontare e rielaborare, in maniera proattiva. Consapevolezze condivise rendono possibile un agire comune, fondamentale elemento in un’organizzazione d’impresa. E responsabilizzano le persone”. La creazione della consapevolezza passa necessariamente dall’informazione dell’adozione del Modello che: “può tradursi in notizie verbali o scritte di varia natura. L’informazione consiste prima di tutto nella notizia dell’esistenza stessa di un modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e delle motivazioni alla base della scelta di dotarsi di un Modello con tali caratteristiche, anche se non obbligatorio per legge”. ↩︎